Le poste

Votre mission
Rattaché(e) à la Directrice administrative et Financière (DAF) et fonctionnellement à la Directrice de l'immobilier, dans un contexte de déploiement du pôle immobilier, cette création de poste est un enjeu d'organisation et de structuration des process administratif/ financier et immobilière.
Vos activités principales
Gestion administrative
Suivi des conventions avec les tutelles :
- Tenue un tableau de suivi, respect des échéances (pour s'assurer du paiement dans les temps) et de la complétude des dossiers, préparation des documents nécessaires, mise en signature ;

Gestion administrative pour l'association :
- Déclarations administratives auprès des divers organismes (préfecture, Urssaf.). Par exemple : création d'établissements, mises à jour de numéro FINESS, .
- Préparation de courriers administratifs ;
- Organisation des documents, classements, archivage ;
- Appui aux équipes opérationnelles sur des sujets administratifs (envoi d'appels à projets, .)

Suivi des contrat fournisseurs :
- Interface avec les fournisseurs pour la signature et le bon suivi des contrats : télécommunication, énergie, assurance, véhicules, etc, .
- Demandes de mise à jour de données administratives auprès des fournisseurs
- Interlocutrice privilégiée des fournisseurs énergie, assurance, commodités pour les suivis et mises à jour des parcs (rattachement de lignes, ouverture de comptes.)
- Gestion du parc / matériel de travail : PC, téléphones, véhicules
- Soutien au pôle comptable pour la récupération de factures

Gestion administrative immobilier
- Suivi assurances : Suivi du parc des biens assurés (véhicules, biens mobiliers et immobiliers) et des sinistres.
- Mise à jour de process.
- Mise à jour de la base de données des baux.
- Vérification administrative des baux classement.
- Porte d'entrée pour les propriétaires bailleurs (Baux, pièces administratives ou financières, indexation des loyers.).
- Interface avec les gestionnaires locatifs externes (Habitat Solidaires, HH Gestion, Bénévoles du mouvement)
- Support aux responsables de centres pour les entrées ou sorties des appartements.
- Assure la coordination entre les services comptabilités et les différents centres.

Ces missions sont amenées à évoluer avec la croissance et la transformation progressive de l'organisation.
Titulaire d'un diplôme au minimum de niveau IV BAC+2/3.
Vous justifiez d'une expérience réussie dans un poste similaire de minimum 2 ans
ET vous avez envie de vous investir dans un projet à fort impact social et de relever des défis stimulants au sein d'une structure engagée !